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Ratgeber
Manchmal sind sie der Anlass für kleines Schmunzeln, doch es gibt sie aus gutem Grund noch immer: Faxgeräte erlauben das rechtssichere Versenden von Dokumenten und sind weniger anfällig für Cyber-Angriffe. In nicht wenigen Büros bleiben sie daher ein Bestandteil der Office-Struktur.
Was ein Faxgerät ausmacht und worauf Sie achten sollten, fasst unser Ratgeber zusammen.
Mit einem Faxgerät können Briefe, Zeichnungen oder Grafiken über die Telefonleitung von einem Sender an einen Empfänger übertragen werden. Das gewünschte Fax wird beim Absender zunächst via Scan erfasst und dann als bildbasierte Fernkopie über den Telefonanschluss übertragen. Der Empfänger kann die Daten des Faxgeräts durch eingelegtes Papier in seinem Gerät ausdrucken.
Der Begriff Fax ist im Übrigen eine Verkürzung des Wortes Faksimile. Faksimiles sind originalgetreue Abbildungen. Im Lateinischen bedeutet „fac simile“ übersetzt „ähnlich machen“. Faxe sind bis heute bei Rechtsfragen beweiskräftigere Dokumente. Behörden und medizinischen Abteilungen bevorzugen sie daher oft trotz der voranschreitenden Digitalisierung.
Wann wurden Faxgeräte erfunden?
Das historische Startdatum für das erste Telefax fällt auf das Jahr 1843. 22 Jahre später gab es den ersten offiziellen Faxdienst. Für die Allgemeinheit wurden Faxe erst ab Mitte der 1970er interessant. Den größten Boom gab es in Japan, da das komplexe Schriftsystem via Fax bequem übertragen werden konnte. In Deutschland war die Modellreihe T-Fax der Telekom weit verbreitet.
Die Geräte unterscheiden sich in der Art der Ausdrucke. Am weitesten verbreitet sind Modelle, die ein Fax mittels Laserdrucker ausgeben. Beliebt sind auch Multifunktionsgeräte. Nur noch selten sind Thermotransfer-Faxgeräte zu finden.
Laser-Faxgerät
Ein eingebauter Laser trifft auf Tonerpulver. Durch elektrostatische Ladung werden einzelne Tonerpartikel angezogen und es kann ein Bild auf Papier entstehen. Laserdrucker haben den Vorteil, dass Normalpapier eingelegt werden kann. Weiter besteht keine Gefahr, dass Tinte eintrocknet.
Thermotransfer-Faxgeräte
Sie benötigen Blätter, die aus Thermopapier bestehen. Durch gezielte Hitze werden im Blatt integrierte Farbstoffe aktiviert. Es entstehen gute, kontrastreiche Ausdrucke, jedoch müssen die Folgekosten für den Neukauf des Thermopapiers bedacht werden.
Multifunktionsgeräte
Beliebt sind Multifunktionsgeräte, die nicht nur Faxe versenden und empfangen können, sondern zugleich als Scanner und Drucker dienen. In vielen Büros sparen Multifunktionsgeräte so den Platz und die Kosten für einzelne Geräte. Es gibt auch Modelle, die ein integriertes Telefon samt Anrufbeantworter besitzen.
Im ersten Schritt wird das Original-Dokument vom Sender in das Gerät eingelegt. Dieses führt einen Scan durch. Hierbei wird das Original wie auch beim klassischen Scanner Zeile für Zeile abgetastet und die Information digital gespeichert. Einige Faxgeräte rastern auch Pixel für Pixel. In jedem Fall werden durch den Scan-Vorgang alle Dokumente zu Bildern, auch reine Textdokumente.
Die erfassten Daten werden erst codiert, dann komprimiert und im Anschluss über die Telefonleitung an die eingegebene Telefonnummer des Empfängers gesendet. Für das eigentliche Versenden werden modulierte Tonwellen genutzt. Damit stets sichergestellt ist, dass die Faxgeräte beider Kommunikationsseiten kompatibel sind, gibt es einen festgelegten Standard. Weltweit gelten die Standards G2, G3 und G4. Letzterer Standard ist für das digitale Fax über ISDN vorgesehen.
Ob Multifunktionsgerät, reiner Laser- oder Thermotransfer-Faxgerät – es gibt eine Reihe wichtiger Merkmale, die Ihnen vor dem Kauf bewusst sein sollten.
Geschwindigkeit
Wie schnell der integrierte Scanner ein Dokument erfasst und weiterleitet, wird in Baud pro Sekunde (bps) angegeben. Baud ist die Symbolrate. Die Geschwindigkeiten variieren je nach Modell und liegen häufig zwischen 9.600 und 33.600 Baud.
Auflösung
Einfache Geräte beginnen bei 400 dpi (dots per inch), bessere Serien erreichen 600 dpi. Ebenfalls wichtig in diesem Zusammenhang ist die Anzahl an Graustufen, die das Faxgerät erzeugen kann. Je mehr es sind, desto detaillierter kann die Darstellung ausfallen. 64 Graustufen gelten als Optimum.
Rufnummernspeicher und Seitenspeicher
Es gibt zwei Speicher, die eine Rolle spielen. Zum einen sollten die Rufnummern von anderen Telefonen gespeichert werden können, um häufige Kontakte schnell auswählen zu können. Der zweite Speicher ist der interne Speicherplatz für eingehende Faxe, die erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden sollen. 200 Plätze für Rufnummern und 500 Seiten sind empfehlenswert.
Zusatzfunktionen
Es gibt eine Reihe praktischer Features. Dazu zählt die Polling-Funktion. Hierbei erfolgt eine Fax-Weiterleitung, und abgelegte Dokumente können von verknüpften Faxgeräten abgerufen werden. Viele Modelle erlauben auch das Rundsenden, sodass ein Dokument für mehrere Empfänger nur einmalig abgeschickt werden muss. Ein weiteres Feature ist das Fertigen von Mehrfachkopien. Bei einem eingehenden Fax kann festgelegt werden, wie viele Kopien gedruckt werden sollen. Praktisch sind zudem eine Rufnummernanzeige auf dem Display, um die Gefahr für Fehleingaben zu verringern und Wahlwiederholung sowie Direktwahltasten.
Eine Mail ist schnell verschickt, digitale Messenger-Dienste stehen zur Verfügung. Welche Rolle spielt da noch das Fax?
Es gibt mehrere Argumente für diese Art der Kommunikation: Es ist keine Internetverbindung nötig. Daher wird der Cyberkriminalität die Grundlage entzogen.
Ebenfalls ein Pluspunkt in Sachen Sicherheit ist die Tatsache, dass ein Dokument mit Unterschrift versandt werden kann.
Ein weiterer Vorteil ist die schnelle Übertragung der Informationen. Das Telefon als Sendegrundlage hat im Regelfall eine deutlich stabilere Signalübertragung als WLAN.
Anders als eine E-Mail, die schnell im Spam-Order untergehen kann, erreicht ein Fax außerdem seine Zieladresse mit hoher Wahrscheinlichkeit.
Und selbst wenn der Empfänger kein Blatt angelegt hat, sorgt der Speicher dafür, dass ein angekommenes Fax später gedruckt wird.