Ratgeber
Diktiergeräte sind handliche Audiorecorder, die der Sprachaufzeichnung dienen und mitunter eine Weiterverarbeitung und Auswertung der Daten ermöglichen. Ob für Diktate im Büro, im mobilen Außeneinsatz, bei Konferenzen oder als Gedächtnisstütze für Kreative – für jeden Einsatzzweck gibt es geeignete Modelle. Was Sie bei der Auswahl von Diktiergeräten und beim Umgang damit beachten sollten, erfahren Sie in unserem Ratgeber.
Die Begriffe "diktieren" und "Diktat" sind abgeleitet vom Lateinischen Verb "dictare". Das bedeutet "sagen" oder "sprechen". Die Bezeichnung "Diktiergerät" könnte also kaum besser gewählt sein, denn es handelt sich dabei um ein Aufnahmegerät für Gesprochenes. Im Englischen heißen Diktiergeräte Voice Recorder beziehungsweise Digital Voice Recorder.
Diktiergeräte dienen der Aufzeichnung von Sprache. Zu diesem Zweck sind sie mit einem Mikrofon ausgestattet, in das man Informationen hineinspricht. Diese werden dann als Sprachaufnahme gespeichert, zum Beispiel als Datei im MP3-Format. Vor allem digitale Diktiergeräte bieten neben der Aufnahme und Wiedergabe zusätzlich die Möglichkeit, Sprachdateien zu managen, auszuwerten oder für die Bearbeitung am Computer zu exportieren.
Grundsätzlich wird zwischen analogen und digitalen Diktiergeräten unterschieden. Welche Aufnahmetechnik die bessere ist, hängt vom Einsatzzweck ab. Insbesondere hinsichtlich der Bedienung und in Bezug auf die Möglichkeiten, Aufnahmen zu managen und computergestützt auswerten zu können, unterscheiden sich analoge von digitalen Diktiergeräten.
Analoge Diktiergeräte
Analoge Diktiergeräte arbeiten mit analoger Aufnahmetechnik, also mit Kassetten. Die Kassetten werden in das Diktiergerät eingelegt und bei der Aufzeichnung von diesem beschrieben. Befinden sich bereits Audio-Aufnahmen auf diesem Teil des Kassettenbands, werden sie überschrieben. Die Wiedergabe der auf den Kassetten gespeicherten Informationen ist über das Diktiergerät oder über ein separates Abspielgerät möglich. Ein Vor- und Zurückspulen zum Korrigieren von Fehlern oder zum späteren Reinhören in die Aufnahme erfolgt entweder über entsprechende Tasten am analogen Diktiergerät oder per Hand. Dabei ist Geschick gefragt, um genau die richtige Stelle in der Aufzeichnung zu finden.
Digitale Diktiergeräte
Digitale Diktiergeräte speichern Audio-Aufnahmen als digitale Dateien. Das spart Speicherplatz, weswegen digitale Diktiergeräte eine wesentlich längere Aufzeichnungsdauer bieten als analoge. Statt mit Kassetten arbeiten viele digitale Diktiergeräte mit internem Speicher und SD-Karten, auf denen die Aufnahmen gespeichert werden. Die Speicherkarte wird in das Diktiergerät eingesteckt, kann aber auch von Smartphones, Tablets, Laptops oder Desktop-PCs und auf anderen Geräten wie intelligenten Lautsprechern ausgelesen werden, sofern ein SD-Karten-Slot vorhanden ist.
In der Regel verfügen digitale Diktiergeräte auch über einen USB-Anschluss, um Audio-Aufnahmen auf anderen Geräten wiederzugeben oder um sie als Dateien zu übertragen und anschließend weiterzubearbeiten. Universelle Dateiformate bei digitalen Diktiergeräten, beispielsweise MP3, erleichtern die Wiedergabe, Auswertung und Bearbeitung der Aufnahmen.
Aufgrund der umfangreichen Funktionen für Sprachdateien und deren Verwaltung sollte man sich die Bedienungsanleitung anschauen, um sich in die Handhabung des Recorders einzuarbeiten.
Die Einsatzgebiete von Diktiergeräten sind vielfältig. Für eine gute Aufnahmequalität kommt es auf das richtige Mikrofon, eine Rauschunterdrückung und das Herausfiltern von Nebengeräuschen an. Digitale Diktiergeräte bieten oft unterschiedliche Recorder-Funktionen und Aufnahme-Modi, um in jeder Umgebung eine optimale Aufzeichnung zu ermöglichen. Bei der Verschriftlichung von gesprochenen Inhalten (Transkription) stehen weitere Herausforderungen an.
Gedankenstütze: Für die einfache Gedächtnisstütze, also eine Sprachaufzeichnung zum späteren Reinhören, ist im Grunde jedes Gerät geeignet, dass Audio-Inhalte aufzeichnen kann. Diese Funktion lässt sich statt mit einem Diktiergerät auch mit einem Smartphone realisieren.
Klassisches Diktat: Auf klassische Diktate sind alle Diktiergeräte ausgelegt. Ungeübte brauchen natürlich einige Zeit, bis der Sprechmodus inklusive Satzzeichen und Absätzen so gut sitzt, dass die Aufnahmen später von anderen Personen oder einer Software zur Spracherkennung 1:1 verschriftlicht werden können.
Vortrag: Hält eine Person einen Vortrag, kann ein Diktiergerät davon eine Aufnahme anfertigen. Im Unterschied zum Diktat wird bei Vorträgen natürlich gesprochen, zum Teil schnell und ohne Punkt und Komma, weswegen sich die spätere Verschriftlichung der Aufnahme um einiges anspruchsvoller gestaltet.
Meeting: Bei Meetings oder auch Interviews sprechen mehrere Personen. Die Herausforderung bei der Sprachaufzeichnung besteht darin, die verschiedenen Stimmen optimal einzufangen und möglichst von vornherein die Nebengeräusche herauszufiltern. Deswegen werden für Interviews und Meetings spezielle Mikrofone und Aufnahmefunktionen am Diktiergerät verwendet.
Konferenz: Bei einer Konferenz sind ebenfalls verschiedene Sprecher und Sprecherinnen beteiligt, zudem ist mit einer größeren Zahl von Nebengeräuschen zu rechnen. Insbesondere die unterschiedlichen und zum Teil erheblichen Abstände zwischen dem Mikrofon des Diktiergeräts und den einzelnen Personen bereiten Schwierigkeiten. Um so ein Szenario aufzuzeichnen zu können, kommen oft mehrere Mikrofone und Filterprogramme für die Nebengeräusche zum Einsatz. Für Konferenzen empfiehlt sich deswegen ein digitales Diktiergerät mit speziellem Funktionsumfang.
Eine Transkription ist die Verschriftlichung von Sprachaufnahmen. Transkriptionen kommen beispielsweise in der Fernsehbranche und bei der Anfertigung von Audiobeiträgen häufig vor, um das aufgenommene Material zu strukturieren und für den eigentlichen Schnitt vorzubereiten. Für Transkriptionen gibt es spezielle Software. Deren wichtigste Funktionen sind:
- Dateimanagement
- Wiedergabe über Kopfhörer
- Wiedergabe von Audiodateien mit Stopps und in unterschiedlichen Geschwindigkeiten, um das Sprachtempo dem Schreibtempo anzupassen
- Schnellbefehle für automatische Einfügungen beim Sprecherwechsel oder bei Zeitmarken
- Erweiterung der Bedienungsoberfläche um Fußpedale, die die Schnellbefehle bei der Bedienung ansteuern, während beide Hände zum Eintippen des Gesagten frei bleiben
Für Diktiergeräte gibt es allerhand Zubehör. Manches ist für die Sprachaufzeichnung obligatorisch, anderes kann optional und bedarfsweise erworben werden, um den Umfang an Funktionalitäten zu erweitern.
Speichermedien
Je nachdem, ob man sich für ein analoges oder ein digitales Diktiergerät entscheidet, benötigt man ausreichend Speicherplatz für die Aufnahmen. Häufig werden mehrere Speichermedien parallel verwendet, zum Beispiel zu Archivierungszwecken oder wenn der Sprecher auf einem neuen Speichermedium Aufnahmen tätigt, während die bereits fertigen Sprachaufzeichnungen auf einer anderen Speicherkarte oder Diktierkassette weiterbearbeitet werden. Die SD-Karten in digitalen Diktiergeräten bieten wesentlich mehr Speicherplatz und Aufzeichnungsdauer als Kassetten für Diktiergeräte. Manchmal haben digitale Diktiergeräte auch einen internen Speicher, von dem die Dateien über ein USB-Kabel ausgelesen oder kopiert werden können.
Mikrofone
Jedes Diktiergerät hat ein integriertes Mikrofon, mit dem es Sprache aufnehmen kann. Bei wechselnden Anwendungsszenarien sollte man darauf achten, dass Steckplätze für weitere Mikrofone vorhanden sind. So hat man gegebenenfalls die Möglichkeit, ein Headset als Mikrofon anzuschließen oder in einer lauten Umgebung ein Mikrofon mit erweitertem Geräuschfilter zu verwenden.
Kopfhörer
Der Kopfhöreranschluss ist bei Diktiergeräten wichtig, wenn man sich die Aufnahmen unmittelbar anhören möchte. Auch beim Schreiben von Diktaten ist es sinnvoll, über Kopfhörer eine leise Wiedergabeform zu haben, die andere Leute im Raum nicht mithören.
Batterien und Akkus
Die meisten Diktiergeräte sind für den mobilen Einsatz konzipiert und dementsprechend mit wiederaufladbaren Akkus oder Batterien für die Stromversorgung ausgestattet. Bei der Auswahl sollte man auf die Akkulaufzeit und Möglichkeiten zum Aufladen achten, wenn man längere Einsätze des Diktiergeräts plant. Achtung: Die Aufzeichnungsdauer von Diktiergeräten ist nicht zu verwechseln mit der Akkulaufzeit. Die Aufzeichnungsdauer gibt an, wie viel Sprachmaterial aufgenommen werden kann, nicht wie oft man dafür zwischendurch den Akku aufladen muss.
Zuallererst sollte man sich die Frage stellen, ob man ein analoges oder digitales Diktiergerät haben möchte. Heutzutage sind die meisten Geräte digital, analoge Exemplare sind eine Seltenheit geworden. Das ist auch nicht verwunderlich, schließlich haben digitale Diktiergeräte viele Vorteile. Sie ermöglichen längere Aufnahmen mit besserer Tonqualität, ersparen einem ständiges Vor- und Zurückspulen und sind (unter anderem deswegen) komfortabler in der Benutzung.
Allerdings mag man trotzdem ein analoges Diktiergerät bevorzugen, zum Beispiel weil es einen besseren Datenschutz bietet. Digitale Tonaufnahmen, die als MP3 auf einem PC und möglicherweise in einem Netzwerk oder einer Cloud gespeichert sind, könnten von Dritten vervielfältigt werden. Nimmt man auf Kassette auf, kann nichts passieren, solange sie niemand entwendet. Ein anderer Grund für ein analoges Diktiergerät ist die persönliche Präferenz. Manche Menschen bevorzugen es, Aufnahmen auf physischen Datenträgern sortiert aufzubewahren, und ziehen dies einer digitalen Ordnerstruktur auf dem PC vor.
Möchte man ein digitales Diktiergerät haben, sollte man außerdem darauf achten, ob ein interner Speicher vorhanden und wie groß dieser ist. Je mehr Speicherplatz zur Verfügung steht, desto weniger notwendig ist der Kauf einer zusätzlichen SD-Karte. Im Fall eines analogen Geräts braucht man in jedem Fall weitere Kassetten. Obendrein haben digitale Diktiergeräte üblicherweise ein Display, auf dem sich diverse Infos ablesen lassen. Analoge Modelle bieten so etwas nicht.
Egal, ob es nun ein digitales oder analoges Aufnahmegerät sein soll, eine einfache Bedienung ist ein Muss. Auch die Größe ist relevant. Ein Diktiergerät sollte klein und handlich sein, vor allem dann, wenn man es viel zu Außeneinsätzen mitnimmt. Die Stromversorgung ist ein weiterer wichtiger Faktor. Ist das Gerät batteriebetrieben, muss man Batterien nachkaufen. Steckt ein Akku drin, muss man daran denken, diesen regelmäßig aufzuladen.
Die Anschlussmöglichkeiten sind ebenfalls relevant. Es ist vorteilhaft, wenn sich Kopfhörer anschließen lassen, damit man sich Aufnahmen anhören kann, ohne dass jemand mithört. Integrierte Lautsprecher sind natürlich trotzdem ein gute Sache, etwa wenn es darum geht, sich gemeinsam mit anderen eine Aufnahme anzuhören. Wer Wert auf die bestmögliche Tonqualität legt, sollte außerdem die Option haben, ein separates Mikrofon anzuschließen. Bei digitalen Voice Recordern ist darauf zu achten, welche Art von USB-Anschluss vorhanden ist. Ist es ein Micro-USB-Port oder unterstützt das Gerät das modernere USB-C, was in der heutigen Zeit eine erhöhte Kompatibilität mit USB-Kabeln bedeuten würde?
Bei einigen digitalen Diktiergeräte ist eine Spracherkennungssoftware im Lieferumfang enthalten, man kann eine solche aber auch separat erwerben. Sie dient dazu, Sprachaufnahmen am Computer automatisch in Textdokumente umzuwandeln. Wichtig ist, dass die Befehle für die Spracherkennung durch die Software gleich im Zuge der Aufnahme mitgesprochen werden, um bei der automatischen Verschriftlichung von Sprache in Text ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erhalten. Diesbezüglich sollte man mit einiger Einarbeitungszeit in die Sprechweise und in die Bedienung des Programms rechnen. Bei der Auswahl der Software kommt es auf die Kompatibilität mit dem Betriebssystem des Computers an. Außerdem muss die Software die Audiodateiformate, die der Voice Recorder erzeugt, direkt unterstützen.
Warum sollte man in Zeiten von Smartphones ein Diktiergerät verwenden?
Sicherlich kann man für einfache Sprachaufzeichnungen sein Smartphone verwenden. Jedes Mobiltelefon bietet von Haus aus eine entsprechende App. Wer allerdings häufiger und intensiver mit Sprachaufnahmen arbeitet, ist besser beraten, sich dafür ein Diktiergerät anzuschaffen. Gerade die digitalen Recorder übertrumpfen Smartphones bei der Aufnahmetechnik und den Möglichkeiten, die Sprachdateien zu organisieren. Außerdem kann es passieren, dass man bei der Aufnahme per Handy-App von eingehenden Nachrichten gestört wird.
In welchen Audioformaten kann man mit einem digitalen Diktiergerät aufnehmen?
Das ist von Gerät zu Gerät unterschiedlich. Bei manchen Modellen kann man zwischen mehreren Formaten wählen, beispielsweise MP3, WAV und MPEG-1. In anderen Fällen ist lediglich die Aufnahme von WMA-Dateien (Windows Media Audio) möglich, andere sind wiederum auf das MP3-Format festgelegt. Wer ein bestimmtes Format bevorzugt, sollte also darauf achten, ob es in den Herstellerangaben aufgelistet ist.