Ratgeber
Bondrucker ermöglichen es, schnell und unkompliziert Kassen- und Rechnungsbelege beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen zu erstellen. Sie können an unterschiedliche Kassensysteme angeschlossen werden und finden im Einzelhandel, in der Gastronomie und in vielen weiteren Bereichen Anwendung. In unserem Ratgeber erfahren Sie, wie Bondrucker funktionieren und was bei der Auswahl zu beachten ist.
Seit dem 01.01.2020 gilt in Deutschland beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen eine Belegausgabepflicht, umgangssprachlich Bonpflicht genannt. Demnach sind alle Geschäfte, Betriebe und Unternehmen, bei denen man Waren oder Dienstleistungen erstehen kann und die über ein elektronisches Kassensystem verfügen, gesetzlich dazu verpflichtet, ihren Kundinnen und Kunden einen Beleg auszuhändigen, wenn sie etwas kaufen. Bei Verwendung offener Ladenkassen, also solchen mit Schub und ohne Registrierung, gilt die Bonpflicht nicht.
Eingeführt wurde die Bonpflicht, um Kassenmanipulationen und Steuerhinterziehungen vorzubeugen. Sie geht nicht nur mit Pflichten für den Einzelhandel, Geschäfte, Betriebe und Gewerbetreibende einher, sondern bietet selbigen auch Vorteile. So müssen all jene, die ein elektronisches Kassensystem mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) nutzen, nicht nachweisen, dass die Aufzeichnungen stimmen. Werden alle Umsätze elektronisch erfasst, geht die Finanzbehörde davon aus, dass die Aufzeichnungen richtig und vollständig sind.
Kunden und Kundinnen haben zwar das Recht, den Bon nicht anzunehmen, er muss aber trotzdem unmittelbar nach dem Kauf zur Verfügung gestellt werden. Das kann in elektronischer oder in Papierform geschehen. Im Fall von elektronischen Belegen ist sicherzustellen, dass diese den Kundinnen und Kunden zugänglich sind. Eine Möglichkeit ist beispielsweise, den Bon in einem standardisierten Format wie PDF, PNG oder JPG via Mail zuzusenden. Das ist allerdings mit Aufwand verbunden und es kann nicht ausgeschlossen werden, dass der Bon wirklich zugestellt wird. Einfacher ist es, Bons direkt in Papierform anzubieten. Die Kunden und Kundinnen entscheiden dann selbst darüber, ob sie den Beleg annehmen möchten oder nicht.
Bondrucker sind für das schnelle und unkomplizierte Erstellen von Kassenbons und Rechnungsbelegen im Papierformat konzipiert. Im Regelfall handelt es sich um kompakt gebaute Geräte, die für den stationären oder mobilen Einsatz angeboten werden. Zwar sind Registrierkassen in der Regel mit einer Bondruckfunktion ausgestattet, sie sind jedoch teuer und eine Anschaffung lohnt sich nicht immer. Stattdessen werden vermehrt PCs, Laptops, Tablets oder POS-Terminals als Kassen-Hardware genutzt, bei deren Verwendung die Bonpflicht genauso gilt. Bondrucker bieten den Vorteil, dass sie an unterschiedliche Kassensysteme angeschlossen werden können – kabelgebunden via USB oder LAN, aber auch kabellos per WLAN oder Bluetooth.
Stationäre Bondrucker werden üblicherweise in Verbindung mit stationären Kassen verwendet, wie sie im Einzelhandel mit Ladentheke oder in der Gastronomie ohne mobiles Servicepersonal genutzt werden. Der Druck wird dann über die Software der Kasse in Auftrag gegeben. Die Anbindung an das Kassensystem erfolgt meist über USB oder Ethernet, wobei es auch stationäre Drucker gibt, die drahtlos via WLAN oder Bluetooth mit der Kasse verbunden werden können. Stationäre Bondrucker sind preisgünstig und drucken schnell. Sie sind im Regelfall dauerhaft mit dem Stromnetz verbunden.
Im Gegensatz zu stationären Bondruckern sind mobile Bondrucker nicht permanent ans Stromnetz angeschlossen, sondern werden über einen Akku mit Energie versorgt. Sie finden überall dort Anwendung, wo es auf Flexibilität ankommt.
In der Gastronomie erweisen sie sich als praktisch, wenn das Servicepersonal nicht an einem festen Platz arbeitet. Sie ermöglichen es, Gäste direkt am Tisch oder im Außenbereich abzukassieren und ihnen den Beleg auszuhändigen, ohne zur Kasse zu laufen und den Bon dort ausdrucken zu müssen. Das spart Wege und Zeit und ist deshalb wirtschaftlicher.
Mobile Bondrucker werden meist via Bluetooth oder WLAN mit der Kasse verbunden. Sie werden vom System als Drucker erkannt und hinzugefügt. Während es im Fall von WLAN seltener zu Reichweitenproblemen kommt, sieht es bei Bluetooth als Kurzstreckenfunkstandard anders aus. Hierüber lassen sich nur 10 bis 50 Meter überbrücken.
Sollte es aufgrund zu großer Distanzen zu Störungen bei der Datenübertragung kommen, kann man sich zwar mit einem Bluetooth-Verstärker behelfen, allerdings lässt sich die Reichweite damit nur in beschränktem Maß erhöhen. Müssen größere Distanzen überwunden werden, empfiehlt es sich daher, WLAN als Verbindungsstandard zu nutzen.
Um Belege auszudrucken, nutzen Bondrucker unterschiedliche Technologien. Differenziert werden Nadel-, Tintenstrahl- und Thermo-Bondrucker.
Tintenstrahldrucker
Tintenstrahldrucker sind von allen drei Druckerarten die einzigen, die sowohl in Schwarzweiß als auch in mehreren Farben drucken können, sind aber auch am teuersten. Sie werden mit Patronen bestückt, die Druckertinte enthalten, und bringen diese mithilfe von Düsen auf das Papier.
Zwar erfordern Tintenstrahldrucker kein Spezialpapier, können also mit handelsüblichen Bonrollen bestückt werden, dafür fällt der Wartungsaufwand recht hoch aus.
Zum einen kann es passieren, dass die Düsen verstopfen, zum anderen müssen die Druckerpatronen regelmäßig gewechselt werden und sind in der Anschaffung nicht gerade günstig. Abgesehen davon drucken Tintenstrahlgeräte verhältnismäßig langsam.
Nadeldrucker
Nadeldrucker arbeiten nicht mit Druckerpatronen, sondern mit Farbbändern. Sie sind mit vielen kleinen Nadeln ausgestattet, die auf das Farbband schlagen und auf diese Weise das Druckbild aufs Papier transferieren.
Moderne Nadeldrucker sind während des Betriebs zwar nicht mehr so laut wie früher, erzeugen aber nach wie vor ein wahrnehmbares Druckgeräusch. Von Vorteil ist, dass sie meist mehrere einstellbare Druckqualitäten bieten.
Je höher die Qualität, desto langsamer ist die Druckgeschwindigkeit. Die Farbbänder von Nadeldruckern müssen regelmäßig ausgetauscht werden, was wiederum mit Kosten und Aufwand einhergeht.
Außerdem unterliegen die Nadeln durch das ständige Schlagen Verschleißerscheinungen.
Thermodrucker
Am modernsten und gebräuchlichsten sind Thermodrucker. Thermodrucker arbeiten auf Basis von Hitze. Sie brennen das Druckbild quasi ein, benötigen dafür aber ein Spezialpapier mit thermosensitiver Beschichtung. Im Druckkopf befinden sich Heizwiderstände, die auf das Papier gepresst werden. Die Beschichtung verfärbt sich dann an den Stellen, die mit der Hitze in Berührung kommen. Auf diese Weise entsteht das Druckbild.
Dass Thermodrucker weite Verbreitung finden, liegt darin begründet, dass sie sehr schnell und leise drucken und nahezu wartungsfrei sind, da man weder Farbbänder noch Druckerpatronen benötigt. Lediglich das Spezialpapier muss beschafft werden. Allerdings kann wie bei Nadeldruckern nur einfarbig gedruckt werden.
Welche Informationen ein Kassenbon enthalten muss, ist nach § 6 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt. Folgende Angaben sind verpflichtend:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Datum der Belegausstellung
- Zeitangaben zu Beginn und Beendigung des Kassenvorgangs
- Menge und Art des verkauften Produkts bzw. Umfang und Art der verkauften Leistung
- Transaktionsnummer
- Rechnungsbetrag und darauf angewandter Steuersatz
- Seriennummer des Kassensystems oder des Sicherheitsmoduls
Die Angaben müssen entweder aufgedruckt – also ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein – oder über einen QR-Code abrufbar sein. Letzteres bietet die Möglichkeit, einige Informationen auszugliedern und die Länge des Bons überschaubar zu halten.
Beim Kauf eines Bondruckers ist zunächst zu überlegen, ob es ein stationäres oder mobiles Gerät sein soll und welche Drucktechnologie es aufweisen sollte. Wird im Arbeitsalltag fest an einem Platz abkassiert, ist ein stationärer Drucker eine gute Wahl. Ist dagegen Flexibilität gefragt und müssen Wege zurückgelegt werden, sind mobile Drucker besser geeignet.
Was die Drucktechnologie betrifft, bieten Thermodrucker die meisten Vorteile. Sie verursachen kaum Wartungs- und Betriebskosten, da man statt Patronen und Farbbändern lediglich das Thermopapier neu beschaffen muss. Wählt man ein günstiges Thermopapier, sind die Druckkosten bei Thermodruckern von allen Druckerarten am geringsten. Des Weiteren drucken Thermodrucker am schnellsten. Gute Geräte erzielen eine Druckgeschwindigkeit von 250 bis 300 mm/s. Das bedeutet, ein bis zu 30 cm langer Bon kann damit innerhalb einer Sekunde ausgedruckt werden. Die Druckgeschwindigkeit hat aber nicht in jedem Verkaufsbereich denselben Stellenwert. Während in Supermärkten oder Baumärkten häufig lange Belege möglichst schnell ausgedruckt werden müssen, fallen in Friseursalons und Kosmetikstudios die Bons meist deutlich kürzer aus, so dass es hier nicht zwingend auf Schnelligkeit ankommt.
Geht es um die Auswahl eines konkreten Modells, muss die Bon- bzw. Druckbreite berücksichtigt werden. Am gängigsten sind Bonbreiten von 58 mm und 80 mm, wobei die breitere Variante zu bevorzugen ist. Hier steht mehr Platz zur Verfügung, um Informationen gut ablesbar darzustellen. Manche Bondrucker sind in der Lage, Bonrollen beider Breiten aufzunehmen. Wichtig zu wissen ist, dass jeder ausgedruckte Bon mit der Zeit verblasst. Je höher die Qualität des Bonpapiers, desto haltbarer ist der Druck. Die Druckqualität ist bei Bondruckern eher zweitrangig. Zwar müssen die Informationen scharf dargestellt sein, hohe Auflösungen braucht man jedoch nicht. Aus diesem Grund arbeiten Bondrucker mit eher geringen Auflösungswerten wie 180x180 dpi oder 203x203 dpi. Auf eine bessere Druckqualität ist zu achten, wenn Pfandbons mit Barcodes gedruckt werden, die später vom Barcode-Scanner erfasst werden müssen.
Ebenso wichtig ist, auf die richtigen Anschlussmöglichkeiten zu achten. USB wird von so gut wie allen Bondruckern unterstützt. Das ist insofern von Vorteil, als USB-Schnittstellen ohnehin zur Standardausstattung moderner PCs, Tablets und POS-Hardware gehören. Via USB-Kabel können sowohl Daten mit dem Kassensystem ausgetauscht als auch die Stromversorgung des Druckers sichergestellt werden. So braucht man kein zusätzliches Netzteil oder Stromkabel. Allerdings liefert USB nur eine begrenzte Menge an Strom. Drucker mit hoher Leistungsaufnahme werden hierüber nicht ausreichend versorgt und benötigen dann doch ein zusätzliches Kabel und Netzteil. Viele Bondrucker bieten außerdem einen Ethernet- bzw. LAN-Anschluss, worüber sie ins Netzwerk eingebunden werden können. Ist ein Drucker PoE-fähig, kann er unter Zuhilfenahme eines PoE-Switches über das Netzwerkkabel mit Strom versorgt werden. Sollte kein Anschluss via LAN oder USB möglich sein, besteht die Möglichkeit einer drahtlosen Verbindung per WLAN oder Bluetooth, sofern die Kassen-Hardware dies unterstützt.
Ein sehr praktisches Feature von Bondruckern ist ein integrierter Cutter, der den Bon nach dem Ausdrucken automatisch schneidet. Unterschieden werden zwei Arten des Schneidens: Full Cut und Partial Cut. Beim Full Cut wird der Bon komplett von der Rolle abgetrennt, beim Partial Cut bleibt eine kleine Ecke des Belegs mit der Bonrolle verbunden. Letzteres hat den Vorteil, dass der Bon nicht herunterfällt.
Wie entsorgt man Bons, die mit einem Thermodrucker erstellt wurden?
Thermobeschichtetes Papier enthält Chemikalien und gehört daher nicht ins Altpapier. Das Umweltbundesamt empfiehlt, Thermobons mit dem Restmüll zu entsorgen.
Was ist ein POS-Drucker?
POS-Drucker ist lediglich eine Alternativbezeichnung für Bondrucker. POS steht für Point of Sale, also "Verkaufsstelle".
Was sind Mehrstationen-Drucker?
Mehrstationen-Drucker sind hybride Druckgeräte, die mehrere Drucktechnologien beherrschen, beispielsweise den Thermodruck und den Nadeldruck. Das erweist sich als praktisch, wenn neben herkömmlichen Kassenbons auch Durchschläge erstellt werden müssen, wie es in der Möbelbranche Usus ist. Das Drucken von Durchschlägen ist nur mit Nadeldruckern möglich.
Was ist PoweredUSB?
PoweredUSB (auch USB PlusPower, Retail USB, PUSB usw.) ist ein Anschlusstyp, der hauptsächlich bei professionellen Bondruckern, POS-Terminals und Barcode-Scannern zu finden ist. Er kombiniert eine USB-Schnittstelle mit einer 24-V-Stromversorgung und ermöglicht es, Geräte mit höherem Leistungsbedarf via USB mit Energie zu besorgen.