Ratgeber
In der heutigen Geschäftswelt, in der Zeit und Effizienz entscheidend sind, ist die Digitalisierung von Dokumenten ein unverzichtbarer Schritt. Dokumentenscanner sind dabei Ihre wichtigsten Helfer. Sie ermöglichen es, Papierdokumente schnell und einfach in digitale Formate umzuwandeln, wodurch Sie nicht nur Platz sparen, sondern auch Ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Produktivität Ihres Unternehmens steigern.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten mühsames Suchen nach Aktenordnern vermeiden, Dokumente mit einem Klick teilen und von überall auf Ihre wichtigen Unterlagen zugreifen. Mit einem Dokumentenscanner wird das Realität. Doch welcher Scanner ist der richtige für Ihr Unternehmen?
In unserem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie über Dokumentenscanner wissen müssen. Wir erklären Ihnen die Funktionsweise dieser Geräte, stellen Ihnen die verschiedenen Arten von Scannern vor und geben Ihnen wertvolle Tipps für die Auswahl des passenden Modells – egal, ob Sie ein kleines Büro oder ein großes Unternehmen führen.
Dokumentenscanner sind eine bestimmte Form von Scannern, die dem Digitalisieren von papierbasierten Dokumenten dienen. Das Digitalisieren macht es wesentlich einfacher, wichtige Schreiben, Verträge, Anträge und andere Schriftstücke weiterzuleiten. Zudem gestaltet sich die Erstellung von Kopien materialsparender, da einfach digitale Abzüge angefertigt werden. So umgeht man es, etliche Blätter Papier bedrucken zu müssen.
Bei Dokumentenscannern handelt es sich um Einzugs- oder Durchzugsscanner, die darauf ausgelegt sind, mehrere Blätter in schneller Abfolge zu scannen. Oftmals handelt es sich um Duplex-Scanner, die Vorder- und Rückseite eines Blatts in einem Durchgang erfassen. Das spart Zeit. Ein weiteres praktisches Feature, das viele Dokumentenscanner bieten, ist eine OCR-Funktion (Optical Character Recognition, zu deutsch optische Zeichenerkennung). Darüber können gescannte Dokumente in bearbeitbare Textdateien umgewandelt werden und Veränderungen an den Schriftstücken vorzunehmen. Normale Scanner ohne OCR-Funktion erstellen reine Bilddateien, die nicht mit einem Textverarbeitungsprogramm genutzt werden können.
Dokumentenscanner sind in Büros, Behörden, Banken, Bildungseinrichtungen und im Gesundheitswesen ein sehr wertvolles Hilfsmittel, um physische Dokumente zu digitalisieren und in einem digitalen Archiv besser verwalten zu können. Die Datenverarbeitung wird somit viel komfortabler und man spart Platz, da man in vielen Fällen auf physische Kopien verzichten kann und daher kein großes physisches Archiv benötigt. Dank OCR-Funktion können eingescannte papierbasierte Dokumente direkt bearbeitet werden. Aufwendiges Abtippen von Texten gehört somit der Vergangenheit an.
Einen Dokumentenscanner zu bedienen ist gar nicht so schwer. Zunächst einmal verbinden Sie den Scanner mit einem Computer, sei es ein Laptop oder PC. Dafür bietet jeder Dokumentenscanner einen USB-Anschluss. Einfach beide Geräte per USB-Kabel miteinander verbinden und auf dem Computer die Scan-Software installieren, schon kann es losgehen. Damit ein Scanner funktioniert, ist nicht zwingend eine Direktverbindung zum Rechner nötig.
Die meisten Modelle erlauben die Einbindung in ein Netzwerk – entweder per LAN-Kabel oder WLAN-Verbindung. Das ermöglicht es, von mehreren PCs aus auf den Scanner zuzugreifen und die digitalen Kopien der Dokumente auf jedem Computer im Netzwerk oder einem NAS abzuspeichern.
Je nach Scanner-Modell gibt es noch andere Möglichkeiten, wie Sie die Bild- oder PDF-Dateien abspeichern können. Zwar haben Dokumentenscanner keine eingebaute Festplatte, Sie können aber mitunter einen USB-Stick oder eine externe Festplatte/SSD per USB anschließen und die Daten direkt darauf speichern. Ebenfalls erlauben einige Scanner die Verbindung mit einem Smartphone oder Tablet und das Speichern in einer Cloud.
Ist die Hardware eingerichtet, legen Sie das zu scannende Dokument in den für Dokumentenscanner typischen automatischen Dokumenteneinzug (Automatic Document Feeder, kurz ADF). Dabei handelt es sich um eine elektromechanische Vorrichtung, die es ermöglicht, mehrere Seiten nacheinander automatisch zu scannen, ohne jedes Blatt einzeln in den Scanner einlegen zu müssen. Ein ADF steigert die Effizienz bei der Digitalisierung von Dokumenten enorm. Wie viele Blätter Sie als Stapel einlegen können, damit sie nacheinander gescannt werden, ist von Gerät zu Gerät unterschiedlich.
Stellen Sie den ADF auf die passende Formatgröße ein. Jeder Dokumentenscanner kann Dokumente im A4-Format scannen, was andere Blattgrößen betrifft, gibt es Unterschiede zwischen den Modellen der verschiedenen Hersteller. Am Scanner selbst oder am damit verbundenen Computer/Smartphone/Tablet nehmen Sie entsprechende Einstellungen vor. Mit am wichtigsten sind der Dateityp und die Auflösung der Scans (angegeben in dpi). Haben Sie alles nach Ihren Bedürfnissen oder den Vorgaben entsprechend eingestellt, kann das Scannen losgehen. Das Papier wird dank ADF automatisch eingefahren und durch den Scanner gezogen. Im Inneren ist ein Sensor verbaut, der die Bildinformationen erfasst und auf deren Basis eine Datei in einem Grafik- oder dem PDF-Format erstellt.
Ein guter Dokumentenscanner muss einerseits qualitativ hochwertige Scans anfertigen. Maßgeblich hierfür ist die Scan-Auflösung, die in dpi (dots per inch, zu deutsch Punkte pro Zoll) gemessen wird. Je höher der dpi-Maximalwert ist, desto bessere Scans sind möglich. Dabei ist es wichtig, den Unterschied zwischen optischer Auflösung und interpolierter Auflösung zu beachten. Die optische Auflösung ist die reale Bildauflösung, mit der der verbaute Sensor Dokumente scannt. Die interpolierte Auflösung ist das Ergebnis eines Vorgangs, bei dem die Scan-Software zusätzliche Bildpunkte zwischen den bereits vorhandenen platziert, um so die Auflösung quasi künstlich zu vergrößern. Dadurch lassen sich grobkörnige Scans vermeiden. Eine zu starke Interpolation kann jedoch für ein verschwommenes Bild sorgen.
Bei reinen Textdokumenten ist aber keine extrem hohe Auflösung nötig, um eine ordentliche Qualität zu erreichen. 300 dpi reichen in den meisten Fällen aus. Sehr viele Dokumentenscanner haben eine Maximalauflösung von 600 x 600 dpi, es gibt aber auch Modelle mit 1200 x 1200 dpi. Die lohnen sich dann, wenn hin und wieder auch Bilder und Grafiken gescannt werden müssen. Für eine gute Scan-Qualität sind außerdem Bildbearbeitungsfunktionen förderlich. Beispielsweise lassen sich in manchen Fällen die Helligkeits- und Kontrastwerte verändern. Ein guter Dokumentenscanner ist zudem in der Lage, Fehler zu erkennen und automatisch zu korrigieren. Damit sind beispielsweise Knicke gemeint, die auf den digitalisierten Bildern nicht sichtbar sein sollten.
Zweck eines speziellen Dokumentenscanners ist es, die Digitalisierung von physischen Dokumenten besonders effizient zu gestalten. Dementsprechend ist jede Eigenschaft, die Zeit einspart, wertvoll. Eine hohe Scangeschwindigkeit gehört demzufolge dazu. Je mehr Seiten pro Minute gescannt werden können, desto schneller sind Sie fertig. Aber nicht nur das trägt zu einer hohen Effizienz bei, sondern beispielsweise auch ein automatischer Dokumenteneinzug mit möglichst hoher Kapazität, damit Sie nicht ständig Blätter nachlegen müssen und das Gerät auch größere Mengen bearbeitet. Sehr vorteilhaft sind Duplex-Scanner, die beidseitig scannen können. Fehlt eine Duplex-Funktion und Sie haben doppelseitig bedrucktes Papier, müssen Sie es stets zweimal durch den Scanner ziehen, um beide Seiten zu scannen.
Achten Sie beim Kauf eines Dokumentenscanners unbedingt darauf, welche Formate unterstützt werden. Viele Dokumente sind auf A4-Papier gedruckt, weshalb jedes Gerät damit arbeiten kann. Bei anderen Größen wie A3 und A5 kann es gegebenenfalls Probleme geben. Ebenfalls kein Standard, den jeder Dokumentenscanner erfüllt, ist eine OCR-Funktion. Wenn sich die digitalen Kopien bearbeiten lassen sollen, ist ein Exemplar mit diesem Feature Pflicht.
Zugunsten der Benutzerfreundlichkeit sollte ein Dokumentenscanner ein Display bieten, auf dem die gewählten Einstellungen angezeigt werden. Sollen Dateien direkt auf einem angeschlossenen USB-Datenträger abgespeichert werden, halten Sie nach einem Gerät Ausschau, dass dies unterstützt. Wenn Sie den Scanner kabellos in ein Netzwerk integrieren möchten, sollten Sie beachten, dass nicht jedes Exemplar Wi-Fi-Support bietet. Ebenso ist ein LAN-Anschluss keine Selbstverständlichkeit, aber eine sinnvolle Erweiterung an Verbindungsmöglichkeiten.
Wenn Sie ein Gerät benötigen, das sich gut transportieren lässt, um es an unterschiedlichen Orten verwenden zu können, sollten Sie mobile Dokumentenscanner in den Blick nehmen. Mobile Scanner sind besonders platzsparend konstruiert. Modelle mit Akku und WLAN-Schnittstelle erlauben sogar den kabellosen Betrieb. Im Regelfall lassen sich mobile Scanner aber auch per USB mit Computern und Mobilgeräten verbinden.
Wenn viele Dokumente gescannt werden, lohnt es sich, die Dateien mit Metadaten zu versehen. Im Idealfall lassen sich die Daten direkt in der zum Scanner zugehörigen Software eingeben. Tags und Beschreibungen helfen dabei, das immer größer werdende Datenarchiv später zu filtern, um bestimmte Dokumente schneller zu finden.
Was unterscheidet einen Dokumenten-Scanner von einem normalen Scanner?
Dokumenten-Scanner zeichnen sich dadurch aus, dass sich mehrere Blätter einlegen lassen, die zum Scannen automatisch nacheinander durch das Gerät gezogen werden. Ein "normaler Scanner" ist ein Flachbettscanner, bei dem Sie einzelne Blätter auf eine Glasfläche legen. Ein Scannerkopf gleitet dann über dessen Oberfläche und erfasst alle Bilddetails.
Welche Dokumente dürfen nicht gescannt werden?
Sie dürfen in einen Dokumenten-Scanner keine Dokumente einlegen, die noch mit Heft- oder Büroklammern zusammengehalten werden. Generell darf nichts in den Scanner geraten, was nicht aus Papier oder Plastik besteht. Dokumente, die mit Tinte beschriftet sind, dürfen ebenfalls nicht gescannt werden, solange die Tinte noch nass ist. Dadurch könnte der Scanner Schaden nehmen.
Wie wichtig ist es, welche USB-Spezifikation der Anschluss des Scanners hat?
Je moderner ein USB-Port ist, desto schneller können Daten übertragen werden (die Geschwindigkeit ist aber auch vom verwendeten USB-Kabel und dem Anschluss am angeschlossenen Gerät abhängig). Einzelne PDF-Dokumente und Bilddateien wiegen jedoch bestenfalls ein paar wenige Megabyte und sind daher auch mit dem für heutige Verhältnisse langsamen USB 2.0 (auch wenn es als Hi-Speed-USB bekannt ist) schnell von einem Gerät aufs andere transferiert. Trotzdem schadet es nicht, wenn ein Dokumenten-Scanner über einen USB-3.2-Anschluss verfügt.