Ratgeber
Elektronische Zeiterfassungssysteme und Zutrittskontrollen finden in Betrieben unterschiedlichster Branchen Anwendung. Mit der automatischen Protokollierung der Arbeitszeiten sowie dem Regeln des Zutritts zu einzelnen Bereichen sparen Sie Zeit und Personalkosten. In unserem Ratgeber finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen von Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystemen und erfahren, worauf beim Kauf zu achten ist.
Sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen ist die Erfassung der Arbeitszeiten des Personals von Bedeutung. Angestellte können mithilfe von Zeiterfassungssystemen geleistete Stunden transparent und nachvollziehbar protokollieren und Plus- oder Minusstunden übersichtlich festhalten.
Klassische Stundenzettel oder Stechkarten stellen die einfachste Methode der Zeiterfassung dar. Dokumentiert werden die geleisteten Stunden dabei entweder handschriftlich oder via Stempeluhr – vollkommen analog, unabhängig von Software und modernen technischen Geräten. Doch die klassischen Methoden werden zunehmend von elektronischen Zeiterfassungssystemen abgelöst. Der entscheidende Vorteil moderner Varianten: Arbeitszeiten müssen nicht mehr mühsam ausgewertet und manuell übertragen werden. Das bringt Ihnen einen Zeitvorteil und spart zugleich Personalkosten ein.
Heute übernehmen überwiegend elektronische Zeiterfassungsgeräte mit einem Sensor und einer ausgetüftelten Zeiterfassungssoftware beziehungsweise digitale Tools diesen Job. Einzug gehalten haben solche Zeiterfassungssysteme bereits in vielen Betrieben. Beim Betreten oder Verlassen des Unternehmens genügt es, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre persönliche Chipkarte, ihren Transponder oder Ähnliches an das Lesegerät des Zeiterfassungssystems halten.
Arbeitsbeginn und -ende werden automatisch übermittelt und können gespeichert, ausgewertet und gegebenenfalls korrigiert werden. Möglich sind auch Zeiterfassungssysteme und Zutrittskontrollen, die statt Chipkarten und Tokens biometrische Daten wie Fingerprint- oder Iriserkennung als Grundlage nutzen. In dem Fall kommen jedoch datenschutzrechtliche Aspekte sowie höhere Anschaffungskosten auf Betriebe zu.
Häufig geht die Zeiterfassung aber auch einfach online vonstatten. Melden sich Arbeitnehmende am Computer an und später wieder ab, wird dies automatisch registriert. Alternativ geht das manuell, indem das Personal die Arbeitszeiten eigenständig online dokumentiert. Die ortsunabhängige Methodik ist vor allem auf Dienstreisen und im Home Office vorteilhaft. Eine weitere Möglichkeit stellt die Arbeitszeiterfassung via Dienst-Smartphone dar. Über Apps können Beschäftigte Arbeitsbeginn und -ende eintragen.
In unserem Online-Shop finden Sie eine große Auswahl an stationären Systemen zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, die sowohl für kleine und große Unternehmen geeignet sind. Einige Lösungen kombinieren feste Terminals zur Arbeitszeiterfassung vor Ort mit einem browser-basierten Dashboard für Buchungen im Außendienst, auf Dienstreisen oder im Home Office.
Häufig erfolgt eine Zutrittskontrolle in Kombination mit einer Arbeitszeiterfassung: Halten Beschäftigte ihre Chipkarte oder ihren Transponder ans Lesegerät, wird der Arbeitsbeginn registriert und die Tür zum Unternehmen über eine elektronische Schließanlage geöffnet. Chipkarten oder Transponder dienen als Ersatz für mechanische Schlüssel und werden für jeden Mitarbeiter und für jede Mitarbeiterin individuell programmiert. In Minutenschnelle können ausgewählte Bereiche für die Beschäftigten gesperrt oder neue hinzugefügt werden. Zum Teil ist das Öffnen der Türen mit einem PIN-Code möglich. Sollte eine Karte mit Chip oder ein Transponder verloren gehen, ist für Sicherheit gesorgt: via Software kann der Chip gesperrt werden, so dass damit kein Zutritt zum Gebäude mehr möglich ist. Bei verlegten Schlüsseln müssten hingegen komplette Schließsysteme ausgetauscht werden.
Die Kommunikation zwischen Chipkarte bzw. Transponder und dem Lesegerät erfolgt im Regelfall über drahtlose Nahfeldkommunikation. Bei der RFID-Technik (Radio Frequency Identification) wird mithilfe von Radiowellen ein hinterlegter Code gesendet, der von einem Sensor im Lesegerät empfangen wird. Das führt zu einer bestimmten Aktion, beispielsweise dem Start der Zeiterfassung und/oder dem Öffnen von Türen. Gesteuert werden die Prozesse über eine zentrale Software, die je nach Ausführung den Betrieben neben der bloßen Zeiterfassung noch viele weitere Möglichkeiten eröffnet.
Einige Zeiterfassungssysteme und Lösungen für den Zutritt unterstützen die Technologie NFC (Near Field Communication), die auf RFID basiert und beispielsweise in vielen Smartphones integriert ist. So ist es durchaus denkbar, die Aktionen statt mit der Chipkarte über ein Dienst-Smartphone auszulösen. Üblicherweise bestehen Systeme zur Zutrittskontrolle aus einem fest montierten Terminal mit integriertem Lesegerät. Das stationäre Terminal kann zum Beispiel am Haupt- oder Personaleingang des Unternehmens und/oder an den Eingängen der einzelnen Bereiche des Betriebs platziert werden. Jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter wird ein handlicher, kleiner RFID-Transponder oder eine Karte mit integriertem RFID-Chip ausgehändigt.
Möchte eine Person das Unternehmen betreten, wird der Chip an das Terminal mit RFID gehalten, bis ein Audiosignal ertönt oder eine Statusmeldung auf dem Display erscheint. Die Personalzeiterfassung startet, die Tür wird geöffnet. Alternativ kann das Prozedere auch mit einem Fingerabdruck-Lesegerät durchgeführt werden. Hierfür müssen Personen einen Finger auf das Fingerabdruck-Lesegerät halten. Eine kurze Berührung genügt, um den im Vorfeld registrierten Fingerabdruck zu erkennen und berechtigten Personen die Türen zu öffnen.
Elektronische Zeiterfassungssysteme ermöglichen eine minutengenaue Dokumentation geleisteter Arbeitsstunden für eine verlässliche Lohn- und Gehaltsabrechnung. Auch gesetzlich festgelegte Pausenzeiten können über ein Terminal in Pausenräumen oder an Ausgängen protokolliert werden. Sämtliche Buchungen laufen über die Zeiterfassungsgeräte automatisiert ab.
Je nach Software werden automatisierte Berichte auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis zusammengefasst und für den Export (beispielsweise als Excel-Datei) aufbereitet. Ein aufwendiges manuelles Übertragen der Daten entfällt dadurch. Oftmals können Abwesenheiten aufgrund von Urlaub oder Krankheit im Zeiterfassungssystem hinzugefügt werden.
Mitunter führt die Personalzeiterfassung unter der Belegschaft zu Verunsicherung. Das Personal könnte möglicherweise das Gefühl bekommen, von Arbeitgebenden „systematisch überwacht“ zu werden. Tatsächlich bringt eine professionelle Zeiterfassung auch Vorteile für Beschäftigte. Ihnen wird nicht nur das manuelle Protokollieren der Zeit erspart. Vielmehr bietet der automatisierte Prozess einen besseren Überblick über die genaue Anzahl der geleisteten Arbeits- und gegebenenfalls Überstunden.
Es ist durchaus sinnvoll, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle miteinander zu verknüpfen. Beschäftigte können auf diese Weise zwei Schritte auf einmal erledigen: Arbeitszeit protokollieren und sich ohne Schlüssel Zutritt zur Arbeitsstätte verschaffen. Mit Zutrittskontrollen stellen Arbeitgebende zugleich sicher, dass nur berechtigtes Personal Zugang zu bestimmten Gebäuden, Etagen oder Räumen erhält. Somit dient eine elektronische Zutrittskontrolle der erhöhten Sicherheit. Änderungen können jederzeit via Software vorgenommen und umgesetzt werden.
In unserem Online-Shop finden Sie eine Auswahl an Systemen zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle für kleine, mittlere und große Betriebe sowie wichtiges Zubehör.
Beim Kauf eines neuen Systems für Ihr Unternehmen sind Starter-Kits zu empfehlen, die alle wichtigen Komponenten beinhalten. Die Einrichtung solcher Systeme nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. Dafür profitieren Sie von transparenter Zeiterfassung und können allen Beschäftigten ohne großen Aufwand Zugang zu den jeweils wichtigen Bereichen verschaffen, was wiederum die Sicherheit sensibler Bereiche eines Unternehmens erhöht.
In der Regel enthält ein Starter-Kit ein Zeiterfassungsterminal, Chipkarten oder Transponder, teils einen Admin-Token für Einstellungen am Terminal, eine entsprechende Software beziehungsweise browser-basierte Oberfläche, ein Netzteil und gegebenenfalls Zubehör für die Montage. Mit solchen Komplettpaketen sind Sie für den Start gut gerüstet und können die automatisierte Zeiterfassung in Ihrem Betrieb einrichten und allen Beschäftigten einen programmierten Transponder oder eine programmierte Chipkarte aushändigen.
Viele Terminals sind für den Netzbetrieb ausgelegt. Manche verfügen zur Sicherheit über einen integrierten Akku, der bei einem Stromausfall die Energieversorgung übernimmt. Modelle mit einem leistungsstarken Akku sind auch für die mobile Zeiterfassung geeignet, was insbesondere Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entgegenkommt, deren Einsatzorte häufig wechseln. Mittels Wandhalterungen oder Dockingstationen wird jederzeit ein sicherer, stationärer Betrieb ermöglicht. Im Fall ungünstiger Umgebungsbedingungen sollte ein Terminal eine entsprechende Schutzart aufweisen.
Die Einrichtung des Terminals und die Programmierung der Token sollte möglichst unkompliziert und schnell vonstattengehen. Häufig können Einstellungen direkt am Terminal vorgenommen werden. Eine intuitive Benutzeroberfläche und Menüführung auf einem gut lesbaren Display sind im Arbeitsalltag unabdingbar.
Achten Sie beim Kauf auf eine ausreichende Anzahl an Chipkarten oder Transpondern. Achtung: Manche Terminals erlauben nicht unendlich viele ID-Karten oder Token. Ist das System für einen großen Betrieb gedacht, sollte die maximale Anzahl an registrierbaren Chips überprüft werden, damit die Zeiterfassungs- und Sicherheitstechnik auch den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.
Die Datenübermittlung von Buchungen sollte unkompliziert vonstattengehen. Einige Terminals versenden Berichte auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis via WLAN per E-Mail, andere sind mit einem USB-Anschluss für die Datenübertragung an den PC ausgestattet. Eine intuitiv bedienbare Software erleichtert es Ihnen, erfasste Daten zu überprüfen und zur Gehaltsabrechnung hinzuzuziehen. Auch Datenschnittstellen mit relevanten Software-Lösungen sollten bei Bedarf vor dem Kauf überprüft werden. Als praktisch erweist sich eine Software-Lösung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zugleich Schichten, Urlaubsplanung, Krankentage und mehr festhält.
Befinden sich in Ihrem Unternehmen mehrere Eingänge und beabsichtigen Sie, über Terminals Zutrittskontrollen durchzuführen, sollten die Erweiterungsmöglichkeiten geprüft werden. Nicht alle Zeiterfassungsterminals sind auch für Zutrittskontrollen einsetzbar oder mit zusätzlichen Geräten erweiterbar. Manche Modelle sind außerdem mit Kameras ausgestattet und dadurch in der Lage, Aufnahmen von Personen beim An- und Abmelden zu machen. Auch eine Videoüberwachung zum Zweck der Sicherheit ist mit solchen Systemen realisierbar.
Als Alternative zu Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystemen mit Chipkarten und Transpondern können biometrische Lösungen herangezogen werden. Mit einem Fingerabdruck-Leser beispielsweise können sich dem Unternehmen zugehörige Personen via Fingerabdruck authentifizieren. Achten Sie beim Kauf auf ein hohes Scanvolumen (vor allem bei erhöhtem Durchgangsverkehr) sowie auf eine präzise und schnelle Erkennung der Fingerabdrücke. Eine weitere biometrische Methode zur Authentifizierung stellt die Iriserkennung dar. Prüfen Sie vor der Installation und Verwendung von Iris- und Fingerabdruck-Scannern in Ihrem Unternehmen die rechtliche Lage.
Unser Praxistipp: Projektbasierte Zeiterfassung nutzen
Eine moderne elektronische Zeiterfassung bietet weit mehr als eine reine Arbeitszeiterfassung. Mit ihrer Hilfe können einzelne Arbeitsschritte protokolliert werden, wenn es etwa um die Auswertung konkreter Projekte geht. Anhand der erfassten Daten lässt sich der Fortschritt eines Projekts permanent und in Echtzeit beobachten. Diese Informationen sind hilfreich, wenn es darum geht, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern oder den Auftraggebenden Auskünfte über den aktuellen Projektstatus mitzuteilen. Aber auch für die Abrechnung beim Abschluss eines Projekts ergibt sich ein Vorteil: Die Stunden können direkt und mit wenig Aufwand in die Berechnungen übertragen werden, was für mehr Transparenz sorgt. So sehen Auftraggebende, für welche Aufgaben die meiste Zeit aufgewendet wurde, und können die Projektarbeit besser nachvollziehen. Für das leitende Personal und alle Projektbeteiligten ergeben sich aus der Zeiterfassung Erfahrungswerte für künftige Arbeiten.
In welcher Variante sind Chipkarten und Transponder erhältlich?
Im Regelfall erhalten Sie immer mehrere Token oder Chipkarten im Set, zum Beispiel 10, 50 oder 100 Stück. Zumeist sind sie blanko – also unbedruckt und neutral gehalten. Sie haben aber die Möglichkeit, die Token beispielsweise mit dem Firmenlogo zu bedrucken oder Chipkarten mit Unternehmensnamen, dem jeweiligen Foto des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin und mehr zu versehen.
Sind Zeiterfassungssysteme auch für kleine Unternehmen zu empfehlen?
Elektronische Zutrittskontrollen mit modernen Schließanlagen und Zeiterfassungsgeräte sind auch für kleine Betriebe sinnvoll. Neben der transparenten Arbeitszeiterfassung ist der Schutz sensibler Bereiche innerhalb des Unternehmens gewährleistet, da sich die Zugriffsberechtigungen für alle Beschäftigten flexibel und flott programmieren lassen. Moderne Arbeitszeiterfassung ist nicht teuer und kann sogar Kosten sparen, weil sich die Personalabteilung nicht lange mit der Verwaltung und Auswertung von Stundenzetteln beschäftigen muss.